MENCATAT MUTASI DAN SELISIH DANA KAS KECIL

MUTASI DANA KAS KECIL

Mutasi dana kas kecil adalah perubahan dana kas kecil yang terjadi karena pengeluaran atau pemakaian dana kas kecil maupun penambahan atau pengisian kembali dana kas kecil dari kas umum

Mencatat Mutasi Dana Kas Kecil ke Buku Kasir

Setiap transaksi yang akan mempengaruhi posisi saldo kas kecil harus dicatat ke dalam dokumen yang digunakan untuk mengelola administrasi dana kas kecil. Dokumen tersebut antara lain:

1)      Bukti Kas Keluar (BKK) Bukti ini diperlukan pada saat kasir mengeluarkan dana kas, misalnya untuk pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dan kas kecil.

2)      Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK) Bukti ini digunakan untuk meminta uang ke pemegang kas kecil. Sedangkan bagi pemegang kas kecil, bukti ini sebgai bukti pembayaran kas kecil kepada pengguna kas kecil.

3)      Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPKK) Bukti ini untuk digunakan mempertanggungjawabkan pemakain dan aks kecil.

4)      Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil ( PPKKK) Bukti ini dibuat oleh pemegang kas kecil untuk meminta pengisian kembali kas kecil kepada bagian keuangan.

Bentuk Laporan Mutasi Dana Kas Kecil:

Saldo Awal                                                                             Rp. XXX

Pengisian Dana Kas Kecil                                                       Rp. XXX      
Rp. XXX

Jumlah Pengeluaran Dana Kas Kecil                                      (Rp. XXX)

Saldo Akhir Dana Kas Kecil                                                  Rp. XXX

Transaksi yang MengakibatkanTerjadinya Mutasi adalah sebagai berikut:

1. Transaksi Pembentukan Dana Kas Kecil
2. Transaksi Pemakaian Dana Kas Kecil
3. Transaksi Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Metode Pencatatan Kas Kecil:

  v  Metode Imprest

Dalam penerapan metode dana tetap, akun Kas Kecil hanya berfungsi sebagai tempat mencatat jumlah rupiah dana tetap yang ditetapkan saat pembentukan dana kas kecil. Penggunaan dana kas kecil tidak dicatat dalam akun Kas Kecil sehingga dalam buku besar akun Kas Kecil selama periode akan menunjukkan saldo yang tetap.

  v  Metode Fluktuasi

Dalam metode dana tidak tetap, dana kas kecil tidak ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga pengisian kembalinya tidak harus sama dengan jumlah yang telah dikeluarkan. Maka, dalam metode ini tidak perlu dibuat jurnal penyesuaiannya.

Pencatatan sistem Imprest dalam jurnal umum

Pada saat pembukuan dana kas kecil:

            Kas Kecil                    Rp. XXX

                        Kas                              Rp. XXX

Pada saat pemakaian dana:

Tidak dijurnal

Pada saat pengisian kembali:

            Beban-beban               Rp. XXX

                        Kas                              Rp. XXX

Pencatatan sistem fluktuasi dalam jurnal umum

Pada saat pembukuan dana kas kecil:

            Kas Kecil        Rp. XXX

                        Kas                  Rp. XXX

Pada saat pemakaian dana:

            Beban-beban   Rp. XXX

                        Kas Kecil                    Rp. XXX

Pada saat pengisian kembali

            Kas Kecil        Rp. XXX

                        Kas                  Rp. XXX

Keuntungan dengan sistem Imprest:

Ø  Pengeluaran uang dapat diketahui secara rinci berdasarkan pos-pos pengeluaran pada setiap pembukuan

Ø  Menghemat waktu dalam pembukuan

Ø  Pengeluaran dapat dipantau karena jumlah saldo kas yang selalu tetap

Ø  Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil

Keuntungan menggunakan sistem fluktuasi:

Ø  Saldo kas kecil dapat diketahui setiap hari

Ø  Administrasi kantor atau sekretaris dapat meminta dana kembali, apabila dana yang tersedia kurang

Ø  Saldo pengisian kas kecil bebas sesuai kebutuhan

Selisih Dana Kas Kecil

Selisih dana kas kecil adalah selisih antara kas menurut catatan dengan kas yang ada menurut perhitungan secara fisik

Penyebab terjadinya selisih kas kecil:

ü  Kesalahan pencatatan

ü  Adanya pembayaran yang dibulatkan kebawah atau keatas

ü  Adanya uang palsu

ü  Kehilangan akibat kekeliruan saat mengadakan transaksi

ü  Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui

Pada akhir periode pencatatan, selisih kas lebih dianggap sebagai pendapatan dan selisih kas kurang dianggap sebagai kerugian atau beban.

Jika tidak ditemukan penyebab terjadinya selisih, maka pencatatan selisih kas kecil dilakukan sebagai berikut:

•      Selisih kas lebih

Dicatat dalam jurnal, yaitu mendebet akun kas kecil dan mengkredit akun selisih kas kecil

•      Selisih kas kurang

Dicatat dalam jurnal, yaitu mendebet akun selisih kas kecil dan mengkredit akun kas kecil

Cash Overage (Selisih kas lebih)

Apabila menurut perhitungan fisik dana kas kecil lebih besar daripada yang dicatat pada buku kas kecil.

Kas Kecil                    Rp. XXX
           

            Selisih kas kecil          Rp. XXX

Cash Shortage (Selisih kas kurang)

 Apabila menurut perhitungan fisik dana kas kecil lebih sedikit dibandingkan dengan yang tercatat pada buku kas kecil.

Selisih kas kecil          Rp. XXX
           

            Kas Kecil                                Rp. XXX

Menghitung Fisik Kas Kecil

Setiap akhir periode pemegang kas kecil harus mempertanggungjawabkan semua pemakaian atau pengeluaran dana kas kecil. Pertanggung jawaban ini berupa buku kas kecil disertai dengan bukti pengeluaran kas kecil, juga perlu diadakan perhitungan uang secara fisik (berita acara perhitungan kas kecil).

Contoh:

Penerimaan uang tunai dari Toko Anggun sejumlah Rp. 2.898.850,- karena tidak ada uang pecahan kecil, Toko Anggun menyerahkan uang Rp. 2.900.000,- .

Dari transaksi tersebut maka jurnalnya adalah sebagai berikut:

Kas Kecil                    Rp. 1.150,-
           

            Selisih kas kecil                      Rp. 1.150,-